MDF-e no cerrado: cómo descubrir los manifiestos abiertos en su CNPJ y destrabar la emisión

Casi siempre la transportadora descubre que tiene un MDF-e abierto de la peor manera: el manifiesto del próximo viaje vuelve rechazado, con el camión cargado y el conductor esperando en el patio. Esta guía explica por qué ocurre, cómo descubrir qué manifiestos están abiertos en su CNPJ y cómo cerrarlos con seguridad.

Por qué un MDF-e abierto traba la emisión

El MDF-e acompaña la carga del inicio al fin del viaje. Cuando el viaje termina, el emisor debe registrar el cierre (encerramento) en la SEFAZ. Mientras eso no ocurre, para la SEFAZ ese manifiesto sigue en tránsito, y dos reglas pasan a rechazar manifiestos nuevos.

Rechazo 611: MDF-e abierto para la misma patente

La SEFAZ rechaza el MDF-e nuevo cuando ya existe otro abierto para la misma patente, el mismo tipo de emisor y la misma UF de descarga. El propio mensaje del rechazo trae el protocolo del manifiesto pendiente, que es el dato que usted necesita para resolverlo.

Rechazo 686: MDF-e abierto hace más de 30 días en el CNPJ

Este toma por sorpresa a mucha gente. Si el CNPJ tiene cualquier manifiesto abierto hace más de 30 días desde la autorización, la SEFAZ rechaza cualquier MDF-e nuevo de ese CNPJ, de cualquier camión. El manifiesto olvidado puede ser de otro camión, de meses atrás, e incluso haber sido emitido en el sistema que la empresa usaba antes.

Dónde suelen quedar olvidados los manifiestos abiertos

• Viajes que terminaron y nadie registró el cierre.
• Cambio de sistema emisor: el manifiesto se emitió en el sistema anterior, al que a veces la empresa ya ni accede.
• Viajes interrumpidos (transbordo, cambio de camión) en los que un manifiesto nuevo siguió viaje y el anterior quedó abierto.
• Manifiestos emitidos por otra persona del equipo o por un tercero con el certificado de la empresa.

Lo que la SEFAZ informa, y lo que no informa

La consulta oficial de MDF-e no cerrados solo atiende al propio emisor, identificado por el certificado digital A1 del CNPJ. Y la respuesta trae solamente la clave de acceso y el protocolo de cada manifiesto abierto. La patente no viene en la respuesta.

En la práctica, eso quiere decir que no existe una consulta oficial de MDF-e abierto por patente: la consulta es siempre por CNPJ, y la lista trae los manifiestos abiertos de todos los camiones. De la clave de acceso se pueden sacar la UF, el mes de emisión, la serie y el número. La consulta pública del Portal do MDF-e funciona por clave de acceso o por el código QR del DAMDFE, y sirve cuando usted ya tiene el documento en mano.

Paso a paso: consultar en Encerra MDFe

Encerra MDFe, una empresa LogFrota, hace esa consulta directamente en la página, sin inicio de sesión. El sitio está en portugués.

1. Ingrese al sitio y haga clic en Consultar MDF-e. La patente o el CNPJ escritos al inicio sirven solo de referencia.
2. Envíe el certificado A1 de la empresa (archivo .pfx o .p12) y la contraseña. El CNPJ consultado es el del certificado. Un certificado vencido o un e-CPF no sirven.
3. Informe su nombre y e-mail. La patente es opcional y queda registrada solo como referencia.
4. Acepte los términos y haga clic en consultar. El resultado muestra cada manifiesto abierto con UF, número y serie, mes de emisión, clave de acceso y protocolo, y marca los que probablemente pasaron de 30 días.
5. Para verlo de nuevo después, use Meu histórico (Mi historial): informe el e-mail y recibirá un enlace de acceso.

Qué pasa con el certificado

El certificado se lee solo durante la consulta, en la memoria del servidor, y se descarta enseguida. No se graba en base de datos, en archivo ni en cola. Quedan guardados el CNPJ, la razón social, la patente informada, el resultado y sus datos de contacto, para el historial y para el contacto comercial.

Encerra MDFe solo consulta: no cierra ningún manifiesto. Cerrar es una decisión de la empresa, tomada en el sistema emisor.

Cómo cerrar el MDF-e que quedó abierto

1. Confirme que el viaje realmente terminó. El cierre no puede deshacerse.
2. Separe la clave de acceso y el protocolo de autorización (los dos aparecen en la consulta y en el DAMDFE).
3. Defina la fecha en que terminó el viaje y el municipio y la UF donde terminó.
4. Envíe el evento de cierre firmado con el certificado A1 del mismo CNPJ que emitió el manifiesto. Cualquier sistema emisor con ese certificado puede enviarlo, no solo el que lo emitió.
5. Después de cerrado, transmita de nuevo el MDF-e que había sido rechazado.

Si el manifiesto se emitió por error y el viaje ni empezó, el camino puede ser cancelar, y no cerrar. La cancelación solo se acepta en las primeras 24 horas después de la autorización.

Cómo evitar que vuelva a ocurrir

• Incluya el cierre como etapa obligatoria del final de cada viaje, junto con la entrega.
• Antes de cambiar de sistema emisor, consulte los manifiestos abiertos y cierre los que ya terminaron.
• Consulte el CNPJ periódicamente, sobre todo cuando más de una persona emite manifiestos.
• Use un sistema que avise antes de transmitir, y no después del rechazo.

Cómo trata LogFrota el MDF-e abierto

En LogFrota, la verificación antes de emitir avisa cuando el camión tiene un manifiesto emitido en el sistema que todavía no fue cerrado, consulta la SEFAZ con el certificado A1 de la empresa y bloquea la emisión, antes de usar la numeración, cuando hay un manifiesto del CNPJ abierto hace más de 30 días. El cierre se hace en el propio sistema, incluso de un manifiesto emitido en otro sistema, siempre con la confirmación de quien cierra. El paso a paso está en el Centro de Ayuda.

Preguntas frecuentes

¿Se puede consultar un MDF-e abierto solo por la patente?

No. La consulta oficial se hace por el CNPJ del emisor, con el certificado A1, y la respuesta no trae la patente. La lista muestra los abiertos de todos los camiones del CNPJ.

¿Necesito ser cliente de LogFrota para usar Encerra MDFe?

No. La consulta se hace en el propio sitio, sin iniciar sesión en LogFrota.

¿Encerra MDFe cierra el manifiesto por mí?

No. Muestra qué manifiestos están abiertos. El cierre se hace en el sistema emisor, y el sitio tiene un botón para hablar con soporte si necesita ayuda.

¿Por qué el aviso de más de 30 días es aproximado?

La SEFAZ devuelve solo la clave y el protocolo. El mes de emisión sale de la clave de acceso, así que un manifiesto del mes pasado puede o no haber pasado los 30 días.

¿Puedo cerrar un MDF-e emitido en otro sistema?

Sí. El cierre necesita la clave, el protocolo, la fecha, el municipio de cierre y la firma con el certificado A1 del mismo CNPJ. Cualquier sistema emisor con el certificado puede enviarlo.

Si cierro el manifiesto equivocado, ¿se puede deshacer?

No. Por eso, confirme con la operación que el viaje de ese manifiesto terminó antes de cerrarlo.

¿Tiene un manifiesto trabando su emisión? Consulte ahora en Encerra MDFe. Y si quiere que el sistema avise antes del rechazo, conozca LogFrota.