Cadastro duplicado: o mesmo RG, CPF ou placa em dois cadastros

Por que isso importa

A administradora do CIOT guarda cada transportador pelo RG. Se o RG de uma pessoa estiver no cadastro de outra (por exemplo, o RG do motorista digitado na transportadora autônoma que é dona do caminhão), o CIOT é recusado com a mensagem Já existe um Transportador cadastrado na base de dados com a Identidade, e o caminhão fica parado até o cadastro ser corrigido.

Ao salvar motorista ou transportadora

• O mesmo CPF em outro motorista: o cadastro não é criado de novo. A mensagem diz qual motorista já tem o CPF: use o existente.
• O RG já está em outra pessoa (outro CPF): o sistema mostra de quem é o RG e pergunta se ele é mesmo desta pessoa. Se for, confirme e escreva o motivo (pelo menos 10 caracteres): o cadastro é salvo e o motivo fica registrado com seu nome e a hora.
• O CPF já está num cadastro com outro nome: a mesma pergunta, com confirmação.
• A mesma pessoa como motorista e como transportadora autônoma (o mesmo CPF) é normal e não gera pergunta.
• Editar telefone, endereço ou outro campo de um cadastro antigo não faz a pergunta: ela aparece quando o CPF, o RG ou o nome mudam.

Ao salvar veículo ou implemento

• Placa: é gravada em maiúsculas, sem hífen nem espaço (ABC-1D23 vira ABC1D23). Se a placa já está em outro veículo ou implemento, o cadastro não é criado de novo: a mensagem diz onde ela está. Use o cadastro existente ou corrija a placa nele. Cavalo e caminhão ficam em Veículos; carreta e reboque, em Implementos.
• RENAVAM ou chassi de outro veículo ou implemento: o sistema mostra de qual é e pergunta. Se é o mesmo veículo com placa nova, corrija a placa no cadastro existente em vez de criar outro. Se for outro caso, confirme e escreva o motivo.
• Na importação por planilha, RENAVAM ou chassi que não têm o formato do documento ficam em branco, com aviso na linha.

Ao salvar tabela de frete

Se outra regra ativa tem a mesma filial, a mesma rota e o mesmo cliente, a regra é salva com um aviso: com as duas ativas, a cotação automática pode usar qualquer uma. Marque a certa como padrão do cliente ou inative a repetida.

Antes do CIOT

Se o RG da transportadora contratada ou do motorista for de outra pessoa da base, o CIOT não é enviado. A mensagem diz o RG e os dois cadastros: confira de quem é o RG, corrija o cadastro errado e gere o CIOT de novo. Nada é enviado e o número do CIOT não é usado.

Onde ver as duplicidades da base

Em Fiscal → Configuração Fiscal → Pendências de Emissão aparecem as duplicidades que já existem: RG em pessoas diferentes, o mesmo CPF com nomes diferentes, motorista, transportadora, cliente ou fornecedor cadastrado duas vezes, a mesma placa, RENAVAM ou chassi em dois veículos ou implementos, a mesma placa como veículo e implemento, RENAVAM ou chassi preenchido com algo que não é o documento, a mesma apólice duas vezes e a mesma conta bancária repetida. Cada item mostra os cadastros envolvidos: clique em cada um para abrir e corrigir. Cadastro repetido que não é mais usado pode ser marcado como Não usamos mais este cadastro.